Inom politiken finns procedurregler, däribland sammanträdes-/mötesteknik. Dom finns till för att alla förtroendevalda ska få komma till tals på lika villkor. Det är viktigt att du sätter dig in i och följer procedurreglerna samt att du som ledamot säger till när detta inte sker.

Inför sammanträdet

En god planering har betydelse för effektiva sammanträden. Kommunens beslutsprocess bygger på skriftligt material för att du som förtroendevald ska kunna sätta dig in i ärendet. Men också för att allmänheten genom offentlighetsprincipen ska kunna följa den kommunala beslutsprocessen.

Ordförande säkerställer att ärenden som ska behandlas vid sammanträdet är beredda och att besluten inte strider mot lag. Inför varje nämnd-/styrelsesammanträde träffas presidiet. Utifrån presidiemötet kan korrigeringar och kompletteringar behöva ske både gällande föredragningslista och vilka ärenden som kommer att tas upp på nämnd-/styrelsesammanträdet. Vid kompletteringar av beslutsunderlag kontaktas berörd handläggare som sedan kommer in med nya eller reviderade handlingar innan sammanträdet.

Kallelse

Kallelsen och föredragningslistan får du elektroniskt till din läsplatta av din nämndsekreterare/bolagssekreterare eller motsvarande. En kallelse betyder att du förutsätts komma och det är när du har förhinder som du ska meddela din frånvaro. Var alltid noga med att meddela detta i så god tid som möjligt.

Sammanträdets genomförande

Ofta inleder ordförande med att formellt säga ”Härmed förklarar jag sammanträdet öppnat” och hälsar alla välkomna. Används klubba vid sammanträdet så verifierar klubbslaget mötets öppnande. Klubbföring är ett hjälpmedel för att tydliggöra när exempelvis ett beslut är fattat eller när sammanträdet är avslutat.

Upprop

Det ska vara tydligt vilka som deltar vid ett sammanträde. Sekreteraren sköter närvarolistan under sammanträdet. Närvarolistan ligger till grund för omröstning/votering. Den ligger också till grund för arvodesanspråk. Om det senare sker förändringar i närvaron ska detta meddelas. Ersättare tjänstgör i den ordning som bestämts.

Val av justerare

I regel finns en turordning över i vilken ordning som protokollen ska justeras. Justerarna ska vara tillfrågade innan sammanträdet. Justerarna ska vara införstådda med hur justeringen ska gå till. I kommunstyrelsen justeras protokollet av ordförande och andre vice ordförande vid lämpligt tillfälle, under förutsättning att de är närvarande.

Behandling av ärende

Det finns i huvudsak tre moment i behandlingen av ett ärende: föredragning, debatt/överläggning och beslut.

Föredragning

Ordförande kan kortfattat beskriva ärendet och hur det har initierats innan nämnden/bolagsstyrelsen går till beslut. Är en tjänsteperson inbjuden att föredra ärendet överlämnar ordförande ordet till hen. Tjänstepersonen presenterar ärendet och bistår sedan nämnden/bolagsstyrelsen med sakkunskap vid eventuella frågor. Utnyttja tillfället till att ställa frågor om ärendet så att du känner dig trygg i ditt ställningstagande.

Debatt/överläggning

När föredragningen är klar anger ordföranden vilka förslag som har lämnats och därefter lämnar ordförande ordet fritt. Ordet måste nu begäras.

Om du vill lämna ett beslutsförslag(yrkande), kan du lämna detta genom att begära ordet. Tänk på att det endast är ledamöter eller tjänstgörande ersättare som kan lämna yrkande. Om ordförande anser att det behövs ska den ledamot som har framställt ett yrkande avfatta detta skriftligt.

Det kan ske via handuppräckning tills ordförande bekräftar att hen har noterat din begäran. Finns det ett IT-system som stöd så kan du begära ordet genom verktyget. Ordförande meddelar när det är din tur.

Det är viktigt att du håller dig till ämnet och är kortfattad. Annars måste ordförande säga till att du ska återgå till ämnet. Du ansvarar för att inte uppträda på ett sätt som strider mot god ton och ordning. Ordförande har ett särskilt ansvar för ordningen på sammanträdet. Du får inte avbryta en talare när denne yttrar sig.

Under debatten/överläggningen är det ordförandes roll att föra talarlista och anteckna eventuella yrkanden. Till stöd finns sekreteraren eller motsvarande. Det är bra om ordförande redogör för vem som får ordet och vem som därefter står på talarlistan så att hen kan vara beredd.

Beslut

När inte någon mer önskar ordet avslutas debatten/överläggningen. Ordförande frågar då om mötet är berett att fatta beslut i ärendet. Det är mötet som avgör detta. Ett exempel:

Ordförande: ”Är överläggningen avslutad?”

Ledamöterna: ”Ja!”

Ordförande: ”Är mötet redo att gå till beslut?”

Ledamöterna: ”Ja!”

Ordförande: ” Jag finner att mötet är redo för beslut.” Ordförande markerar beslutet med klubbslag.

Ordförande redogör vilka yrkanden som framförts och frågar om de är korrekt uppfattade. Om mötet svarar Ja säger ordförande: ”Yrkanden är därmed fastställda.” (Klubbslag.) När klubban fallit så kan inga yrkanden förändras.

Nu är man framme vid själva beslutstillfället. Beslut fattas normalt genom acklamation. Det innebär att ledamöterna svarar Ja eller Nej vid röstningen.

Exempel när det yrkas bifall och avslag

När det finns både bifalls- och avslagsyrkanden frågar ordförande på båda.

Ordförande: ”Bifalls kommunstyrelseförvaltningens förslag till beslut?” (Detta ses som huvudförslaget.)

Ledamöterna: ”Ja!” Här är det endast de ledamöter som tillstyrker förslaget som säger ja.

Ordförande: ”Bifalls avslagsyrkandet?”

Ledamöterna: ”Ja!” Här är det endast de ledamöter som tillstyrker förslaget som säger ja. Resterande är tysta.

Ordförande säger därefter utifrån sin bedömning vilket beslut som har fattats. Är det svårt att urskilja vilket förslag som fått flest röster så anser ordförande att det är huvudförslaget som beslutats.

Ordförande: ”Nämnden har beslutat enligt förvaltningens förslag.” Här väntar ordförande några sekunder ifall någon ledamot begär omröstning (votering) innan klubbslaget.

Om du inte delar ordförandes uppfattning så kan du begära omröstning (votering). Det räcker att en ledamot begär omröstning.

Exempel om beslutsordning

Under debatten/överläggningen har följande yrkanden framförts.

• Person A - Bifall till förvaltningens förslag
• Person B – Bifall till eget yrkande
• Person C – Yrkar återremiss

Eftersom det finns ett formellt yrkande – återremiss – börjar ordförande att fråga mötet om ärendet ska återremitteras. Svarar majoriteten Nej på återremiss går ordförande till nästa del i propositionsordningen.

Ordförande: ”Beslutar nämnden enligt Person A:s förslag?” (Här svarar de som röstar Ja)

Ordförande: ”Beslutar nämnden enligt Person B:s förslag?” (Här svarar de som röstar Ja)

Ordföranden lyssnar efter vilket ”ja” som flest anslöt sig till.

Ordförande: ”Jag finner att Person A:s förslag har bifallits.” Här väntar ordförande några sekunder innan klubbslaget ifall någon begär omröstning (votering).

Exempel på reservation

En reservation innebär att du inte blir juridiskt ansvarig för beslutet. Du kan anmäla att du vill reservera dig mot ett beslut som fattats under mötet. Den kan vara motiverad eller omotiverad (blank). Den kan vara muntlig eller skriftlig. Reservation får bara göras av den som har rätt att delta i beslutet.

Ledamot: ”Ordförande! Jag reserverar mig till förmån för Person A:s förslag.”

Ordförande: ”Reservation från ledamot (namn) antecknas till protokollet.

Du kan även komplettera din muntliga reservation genom att lämna in en skriftlig reservation med eventuellt en kortare motivering. En skriftlig reservation i en nämnd ska vara inlämnad senast vid justeringen av protokollet.

Har du för avsikt att lämna in en skriftlig reservation är det lämpligt att du underrättar ordförande detta. Du kan redan innan sammanträdet författa en skriftlig reservation som du kan ha i beredskap och lämna in det redan vid mötet.

Ledamot: ”Ordförande! Jag reserverar mig till förmån för Person A:st förslag. Jag kommer att lämna in en skriftlig reservation.”

Protokollsanteckning

Genom protokollsanteckning kan du till exempel få antecknat till protokollet att du inte deltar i beslutet, redovisa ditt argument mot beslutet eller ange skälen till hur du har röstat. Om du är ersättare i nämnd som inte tjänstgör under mötet kan du inte få din åsikt antecknad i protokollet. En skriftlig meningsyttring ska bifogas protokollet.

Omröstning

Om du vill säkerställa vilket förslag som stöds av flest ledamöter kan du ropa omröstning (votering). Detta måste du göra innan ordföranden hinner bekräfta beslutet med ett klubbslag.

Exempel:
Ledamot: ”Omröstning (votering).”

Ordförande: ”Omröstning är begärd och ska genomföras” (klubbslag).

Sekreteraren ropar upp tjänstgörande ledamöter som får säga ”Ja” eller ”Nej” till ordförandes tidigare frågor. Sekreteraren antecknar svaren. Ordförande avger alltid sin röst sist. Finns det ett IT-system som stöd så sker omröstningen genom verktyget.

Ordförande: ”Omröstningen är avslutad och nu ber jag sekreteraren att sammanställa resultatet.”

När rösterna är räknade talar sekreteraren om hur många som svarat Ja, Nej eller Avstår för respektive yrkande. Därefter fastställer ordförande beslutet som fått flest röster.

Ordförande: ”Jag finner att nämnden beslutar i enlighet med Person B:s förslag.” (klubbslag)

Hur ledamöterna har röstat framgår sedan av protokollet. Vid lika röstetal har ordföranden utslagsrösten även om denne avstått från att rösta.

Jäv

Det kan vara svårt att avgöra vem som är jävig under ett sammanträde. Om man känner sig osäker på om man är jävig eller inte bör man lyfta frågan under sammanträdet. Ta det säkra före det osäkra och avstå därmed hellre en gång för mycket än en gång för lite att delta i omröstningen. Om en person är jävig men ändå beslutar i frågan och detta uppdagas ogiltigförklaras beslutet och processen börjar om från början.

Om du vill läsa mer om jävsreglerna kan du göra det i Kommunallagen. Länk till annan webbplats, öppnas i nytt fönster.