Som verksamhetsutövare behöver ni återkommande bedöma riskerna med verksamheten. Gå igenom område för område, bedöm risker och precisera möjliga förebyggande åtgärder. Riskbedömningarna ska dokumenteras. Mer information om hur ni kan gå tillväga framgår i egenkontrollskola del 2. Utifrån detta tas rutiner fram.

• Vad skulle kunna hända/påverka människors hälsa eller miljön?
• Hur stor är sannolikheten att det händer?
• Hur allvarligt skulle det vara? (konsekvensen)
• Hur stor är risken?

Risk = sannolikhet [x] konsekvens

Faktorer som kan påverka hälsan negativt

• Buller inomhus
• Trafikbuller utomhus
• Luftföroreningar utomhus
• Inomhustemperatur
• Fukt och mögel
• Ventilation
• Radon
• Varmvattentemperatur
• Kemikalier i material, textilier, utrustning och byggnadsmaterial
• Brister i städningen (damm, allergener med mera)
• Objektburen smitta

Använd era riskbedömningar och skapa de rutiner som behövs för att undvika olägenhet för barnens hälsa eller miljön. Rutinerna ska vara skriftliga och implementerade i verksamheten. De behöver vara kända för personalen, uppdateras och påminnas om. (Framförallt säsongsbetonade rutiner är det viktigt att ta upp med hela personalen och repetera inför varje säsong, exempelvis rutinen för solskydd inför sommaren.)

Det är viktigt att ha en tydlig och dokumenterad ansvarsfördelning. Det är också ett krav enligt förordning om verksamhetsutövares egenkontroll. Det ska framgå fördelningen mellan verksamhet och fastighetsägare och lokalvård, men även inom personalen och gentemot eventuella övriga nyttjare av lokalen kvällstid. Se till att alla känner till sitt ansvarsområde. I slutändan är det huvudmannen för skolan som är ansvarig enligt miljöbalken. Om till exempel fastighetsägaren enligt ansvarsfördelningen är ansvarig för att utföra radonmätningar behöver fortfarande verksamheten veta planen för radonmätning så att man vet att det görs och se till att ta del av resultatet för sin riskbedömning.

Det ska finnas en kemikalieförteckning över alla kemikalier som finns i verksamheten enligt förordning om verksamhetsutövares egenkontroll. Gå igenom vilka kemikalier som finns, till exempel desinfektionsmedel, städkemikalier, kemikalier för biologi- och kemiundervisning, och glöm inte tvättmedel. Om kemikalierna är märkt med en farosymbol har de också en klassificering enligt kemikalielagstiftningen, exempelvis "Skin Irrit. 2 H315 Irriterar huden". Då ska de finnas med i förteckningen.

Kemikalieförteckningen ska innehålla:

• namn på produkten,
• användningsområde,
• årsförbrukning,
• miljö- och hälsoskadlighet (faroangivelser),
• produktens klassificering med avseende på miljö- och hälsofarlighet

Med hjälp av kemikalieförteckningen kan verksamheten få en överblick över vilka kemikalier som används, kontrollera att samtliga säkerhetsdatablad finns samt få ett underlag för att substituera kemikalier mot mer miljövänliga enligt produktvalsprincipen i 2 kap. 4 § miljöbalken.

För mer information om hur du bygger upp din kemikalieförteckning, gå till sidan Kemikalieförteckning, se länk nedan.

För att få kännedom om och effektivt kunna åtgärda brister behöver det finnas en klagomålsrutin.

Fundera över:

• Vad gör ni om det blir fel i lokalerna, till exempel att ventilationen krånglar eller att det är för varmt? Vem kontaktar vaktmästare/fastighetsägare och genom vilken kontaktväg? Vem dokumenterar och säkerställer att ni får återkoppling under processen och efter utförd åtgärd?
• Hur ofta lyfter ni frågan till personal och elever om deras upplevelse av inomhusmiljön? Hur dokumenteras det och följs det upp?
• Hur kan elever och vårdnadshavare lämna klagomål och synpunkter? Är det tydligt var/till vem? Går det att vara anonym? Hur hanteras klagomålen?

Säkerställ att rutinen finns dokumenterad och att all personal känner till den.

Miljöbalken innehåller de grundläggande bestämmelserna om egenkontroll, men sedan preciseras de i förordningar, föreskrifter och allmänna råd. Det kan finnas ganska omfattande lagstiftning och föreskrifter hos flera olika myndigheter som ni behöver hålla koll på. Ni behöver också försäkra er om att ni får information om eventuella lagändringar eller nya bestämmelser som berör er verksamhet genom någon typ av bevakning.

Ta er tid att sammanställa en lista över relevant lagstiftning, och skriv ut de som används mest. I del 4 finns en exempellista som ni kan använda som utgångspunkt, men ni känner er verksamhet bäst.